Como organizar suas entregas para o final do ano

O final de 2022 se aproxima já em ritmo de festividades. Portanto, está mais do que na hora de organizar suas entregas para o final do ano.

Essa organização é importante para que a sua empresa possa dar conta de todos os compromissos que assumiu para este ano.

Igualmente, para que o final do ano chegue sem o surgimento de obstáculos e crises que possam minar o sentimento de dever cumprido típico da época.

Mas como organizar estas entregas e garantir que tudo sairá de acordo com o que se espera? Para isso, basta seguir as nossas dicas. Continue lendo, confira-as e as pratique!

Índice

Como organizar entregas para o final do ano? Veja agora em 5 dicas especiais

A organização das entregas para o final do ano é muito importante. Muitas empresas optam pelas férias coletivas, enquanto outras concedem alguns dias de folga para as festividades.

Portanto, é comum que as empresas parem completamente ou, no mínimo, diminuam o fluxo com a proximidade do final do ano.

Além disso, as festividades da própria empresa também acabam comprometendo esta época do ano. Como aproveitá-las e garantir o correto andamento das atividades?

Tudo isso pode ser garantido e resolvido com alguns poucos esforços. Existem algumas estratégias que são tiro e queda quando o assunto é a organização do final do ano.

Elas ajudam você e seus colaboradores a não se perder em meio a diversos compromissos e à expectativa de férias ou das festividades.

Além disso, permite que você já deixe uma série de coisas organizadas para o próximo ano, de forma a ajudar você a começá-lo com o pé direito.

Quer saber o que fazer para se organizar e não correr o risco de perder entregas ou de comprometer o aproveitamento das festividades? Então continue a sua leitura.

Veja, abaixo, 5 dicas essenciais que farão toda a diferença na organização das suas entregas para o final do ano.

1 – Planejamento é essencial

Primeiramente, é essencial fazer um planejamento. Isto é, saber exatamente quais são os próximos passos.

Para isso, saiba exatamente quais são os planos para o final do ano. Sua empresa irá suspender as atividades por alguns dias? Por quantos dias? A partir de quando?

Essas perguntas são muito importantes para que possa ocorrer qualquer tipo de planejamento que realmente seja passível de cumprimento.

Além disso, saiba quais são as atividades que estão em desenvolvimento. O gerenciamento de projetos se torna ainda mais importante aqui.

Existem projetos que estão em desenvolvimento? O que falta para a entrega deles? Quais eram os prazos estipulados? É possível entregá-los antes da paralisação de fim de ano?

Note que aqui cabem várias perguntas. São as respostas delas que orientarão a sua organização para que seja possível deixar tudo nos conformes antes de 2023.

Quando se trata de projetos cuja entrega não está prevista para 2023, lembre-se de que é importante ao menos determinar onde eles irão parar para, depois, serem retomados.

Igualmente, tenha em mente quais são as atividades e fases cuja conclusão estava prevista para ocorrer ainda em 2022. Isso é imprescindível para a organização.

2 – Não assuma mais tarefas do que você pode assumir

A nossa segunda dica para organizar tarefas antes do final do ano é não assumir mais responsabilidades do que se pode cumprir.

Nesse caso, estamos nos referindo tanto às equipes, colaboradores e gestores. Todos devem ter noção de que os prazos até o final do ano são curtos.

Por isso, não se empolgue e inclua na sua agenda e na de terceiros tarefas cujo cumprimento não se pode garantir.

Esse não é um momento para se atribular. É necessário saber dizer não, assim como localizar os projetos e atividades no espaço-tempo.

Em outras palavras, a sua empresa não precisa fazer tudo ainda em 2022. Ela deve, sim, cumprir com o que se comprometeu.

Contudo, assumir mais compromissos no final do ano pode ser uma atitude kamikaze, por inúmeros motivos.

Por exemplo, pela existência de outras atividades; igualmente, pela proximidade da paralisação das atividades.

Ainda, pelo fato de que o foco dos colaboradores é inegavelmente menor perto do final do ano. Especialmente em um ano como este, que acumula as festividades com a Copa do Mundo.

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3 – Use um timesheet para otimizar suas entregas

A terceira dica para organizar tarefas da sua empresa no final do ano é estipular o uso de um timesheet. Ele faz a contabilização do tempo gasto em cada atividade.

Desse modo, é possível avaliar quais são as mais demoradas e quais podem ser tiradas da agenda com mais rapidez.

O uso deste tipo de ferramenta também se mostra interessante para fazer a melhor distribuição de tarefas, especialmente em um momento em que os prazos são curtos.

Como organizar suas entregas para o final do ano

4 – Tenha prioridades

Em quarto lugar, saiba o que é prioridade e o que não é. Quais são as tarefas que realmente farão diferença se forem entregues ainda em 2022?

As que não entram nesse rol, então, podem ser postergadas para o próximo ano. É claro que osso não significa que os colaboradores devem largar tudo e antecipar as férias.

Esta é uma dica que cabe para quem possui uma agenda atribulada e que não possui tempo para cumpri-la integralmente até o final do ano.

Assim, torna-se uma solução, pois garante que o que realmente precisa ser feito, será resolvido. Já o que não é urgente, será feito assim que possível.

5 – Diminua o número de reuniões

Por fim, nossa última dica para organizar as entregas do final do ano é diminuir o número de reuniões.

A época de festividades naturalmente já conta com uma série de confraternizações nas empresas. Por isso, que tal diminuir as reuniões de trabalho?

Faça-as apenas para aquilo que é estritamente necessário. Sempre reflita se o assunto requer uma reunião ou se não pode ser resolvido por e-mail.

Isso ajuda a economizar o tempo das equipes. Igualmente, a manter o foco delas nas atividades que realmente precisam ser realizadas até o recesso de final de ano.